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プロフィール
【名前】
池田秀敏
【職業】
有限会社テオリア
【プロフィール】
もともとが販売管理・顧客管理を専門に開発していたSEです。そこでの体験から、図解を使うようになりました。
【趣味】
山菜採り、山歩き、ビール
【血液型】
A
【所属】
有限会社 テオリア
【性別】
男性
【住所】
新潟県 上越市
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2010-06-19 (Sat)
社員に業務の改善提案を求めるときの注意点
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社員に業務の改善提案を求めるときの注意点

●業務改善提案の制度を創るだけでは..

私が、若いころに勤めていた会社でも、
業務改善の提案制度がありました。

書く用紙は、B5サイズの複写の専用用紙です。
そこには、所属や氏名、上司の評価コメントなどの欄がありましたので、
実際の業務の改善内容を書く欄は、B5の半分くらいの大きさです。
改善前と改善方法、改善後などを書こうとすると書ききれなくなります。

その上、部門別に件数のノルマがありました。
その件数に達しない部門は、上司の上司からお叱りがきます。
ですので、内容はともかく出すことを要求されました。

出せば、評価が低くても1件について100円もらえました。

当時、若かった私は業務改善の提案を真剣には考えていませんでした。
ですので、上司に出せと言われてノルマをこなす件数を
なんとなく出していたというのが現状でした。

周りを見ても、書かれた改善提案を見ても..
似たり寄ったりというのが現実でした。

評価する人も、現場で一緒に仕事をしている直属の上司です。
机も近く、視線も合います。
たまに、その場の思いつきの評価を「○○○..」と
される場合もありました。
その上司自体も、上からの業務改善提案のノルマがありました。
結局、誰も一生懸命にはやっていなかった..
というのが現実でした。


その体験を思い出しながら考えると..

「業務の改善について、意見や提案があれば、どしどし出してくれ!」
と言っても、なかなか良い業務改善の提案が出てきません。




●業務改善提案が出ない原因を考えると..


主に2つの原因が考えられます
-----------------------------------------------------
1.定型の書式に書かせる

  決まったフォームは必要だと思いますが..
  内容によって書きにくいというのが現実です。
  見出しと本文のように、用紙を分けて書くとなると..
  かなりハードルが高くなります。

  書けない:CAN NOT

  書きやすくする工夫が必要です
   ・最低限のルールのみにしましょう。
   ・書き方/ひな形を整備して、真似ができるようにしましょう。

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2.内容を評価する
 
  書いた内容を評価することは必要ですが..
  恥ずかしい思いをさせられたら次は書けなくなります。
  言っている方と言われている方では、感情に大きな
  隔たりがあります

  書かない:DO NOT

  評価方法を工夫する
    ・現在の効率や常識を持ち出さない。
     (改善なのだから今の基準で判断しない。)
    ・現場での利用の状況を活かす。
     (上司の判断でなく、現場の市場原理に任す。)




●業務改善の成功は、現場ノウハウの蓄積から...

どこにでも通用する書き方フォームもありません。
完全な評価基準もありません。
業種や業務、会社の文化や仕事のやり方によって、様々だと思います。

ただ、考えながら仕事をしている人は...
現場で、様々な気づきや発見があります。

仕事の現場で発見したことを書きためることだと思います。
 ・仕事をしていて「?」と感じたこと
 ・失敗から学んだこと
 ・計画通りに上手くいったこと
 ...

それは現場のノウハウとなります。
その集めた現場ノウハウは、業務改善を考える有用な材料になります。

現場で発見した「?」、「!」を、直接効果を感じられる感じられる
業務改善に結び付けようとすると無理があるのです。

目の前の、自分を中心とした作業改善はすぐにできると思いますが、
部門内な部門を超えての業務改善は難しいのが現実です。

考える材料としての業務ノウハウは、みんなで考える「知恵」です。
考える材料を共有することで、同じ土俵に乗れます

業務改善は、現場の知恵を集める地道な作業が成功につながります。


そして、もうひとつ大切なことは..
業務改善には、業務プロセスの共有とセットで業務改善の基盤となります。



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■ 業務改善勉強会 (現場のノウハウを改善に活かす)   ■
■ 2010年6月24日(木) 東京・秋葉原        ■
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
詳細は→ http://www.teoria.co.jp/80semi/20100624/index.html

今回のテーマは「現場のノウハウを蓄積する基本」
開催日:2010年6月24日(木)  
    16:00 〜 17:30 (開場 15:30)
会 場:東京・秋葉原


これまで、図解を中心に講座を開設していましたが新しい試みとして、
「業務改善勉強会」として再スタートしたいと考えます。

「図解」は現場の業務を、どう改善するかという
目的のためのものと言っても良いと思います。

現場で、考えながら仕事をしている人には
 ・現場で「感じたこと」があります。
 ・失敗やトラブルから学んだことがあります。
 ・社内で共有したい知恵があります。

この勉強会では..
現場で考えたことをノウハウとして蓄積し
改善に活かすことを目指します。


詳細は→ http://www.teoria.co.jp/80semi/20100624/index.html
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