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プロフィール
【名前】
池田秀敏
【職業】
仕事の可視化コンサルタント
【プロフィール】
流通業界に身を置きつつ夜学でCOBOLプログラミングを習得。汎用機での生産管理や、 販売・顧客管理などのシステム開発に参加し構造化プログラミングを体験する。 その後、配管CADシステム開発に転じ、設計仕様を文章で正確に分かりやすく書く ことに限界を感じ、複雑な内容でも全体から俯瞰でき細部に進める図解の可能性を実感する。 平成元年に上流工程を専門とするフリーランスのシステムエンジニアとして独立。 システム化への顧客の要求を図解することから始め、図解を使った仕事の仕組みの可視化、 作業効率の向上に取り組むようになる。 現在は、仕事の可視化コンサルタントとして講演・コンサルティングを精力的に行っている。
【趣味】
山菜採り、山歩き、ビール
【血液型】
A
【所属】
有限会社 テオリア
【性別】
男性
【住所】
新潟県 上越市
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2017-01-24 (Tue)
マニュアル制作のコスト構造
図解:マニュアル制作のコスト構造
よく
「マニュアルって、いくらくらいでできますか?」
と聞かれます。

マニュアル制作費を見積もって..
 分かりやすくて
 現場で改善できて
 早く安く創って欲しい
 いくら位でやってもらえますか?

ということです。


自動販売機にお金を入れると缶コーヒーが出てきます。

これを同じ構造なら簡単に見積できるのですが、
依頼してくださる会社の状況によって、
大きくコストと時間が変わってきます。

私自身が、対面して状況を聞きながら
どのくらいかかるかゆっくり聞き出せればいいのですが、
人からの紹介だと、一言で伝えることが必要です。

でも、一言では伝えきれないのが現実です。
あちこちで聞かれるので、図解しました。



マニュアルを作成するコストは
 1.マニュアル制作(表現する)
 2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す)
 3.仕事の標準化(会社としての統一)
の3つのコストがかかります。


1.マニュアル制作(表現する)ですが..

仕事を体系化し
 ・作業の手順
 ・作業の方法
を具体化して分かりやすく表現することです。

紙媒体や電子媒体など、利用場面を想定して
多様な使い方ができるようにする必要があります。

難しいのは
 ・仕事を、具体的作業に分割し整理・体系化すること
 ・仕事を、新人でも誤解なく理解できる表現
です。

図解は、この整理・体系化と分かりやすさに役に立てます。



2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す)

このマニュアル制作を効率的に進めるために必要なことは、
現場の仕事を分かりやすく
 ・メモ:普段使っている言葉でどんどん書出す
 ・写真:言葉で表現しにくい部分を写真で補足
することです。

この作業を、
依頼会社でやるか・やらないかで
大きくマニュアル制作会社での作業量が変わります。

制作会社に頼んだんだからと、まったくやらないと、
制作会社が、現場にはいってすべてを取材する必要があります。

これは、大きなコストとなって依頼会社に返ってきます。



3.仕事の標準化(会社としての統一)

ここで、もっと大きなコストがあります。

現場に入って仕事のやり方を取材すると
同じ仕事をしているのに
人によって、少しづつ違いがあるということを発見します。

マニュアルは、会社が組織として
どう成果を生み出すメカニズムを共有するかがテーマです。

違いがあるので、どちらかを選んで統一すればいいのですが、
簡単に、Aさん方式、Bさん方式を選ぶことができません。

全て片方が良いわけではなく、良い部分も・効率の悪い分も
あるので調整していくことが必要です。

この作業が、結構たいへんです。
感情が入るので、時間が掛かる場合も多いのが現実です。

でも、これをガラス張りでしっかりやらないと、
マニュアルはできたが、誰も納得していないので
使われずに終わるという最悪の事態にもつながります。




「マニュアルって、いくらくらいでできますか?」
と聞いてくださる方は、

 1.マニュアル制作(表現する)

の部分だけを頭に思い浮かべている方がほとんどです。

でも、実はこの部分は一番コストも時間もかかりません。
書く材料がしっかりあれば取材時間が大幅にカットできます。
材料の整合性がしっかりしていれば確認時間も減らせます。

でも、そんなことが少ないので
どの程度の、取材時間・確認時間が掛かるかが重要です。



コスト・時間が大きくかかり見積が難しいのは
 2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す)
 3.仕事の標準化(会社としての統一)
この2つの段階です。


この図解の
 A < B < C < D < E < F
の順でコストが変わってきます。

マニュアルを安く早く創りたい会社は
図解で示している「A」で発注することです。

自社で「何も考えない・書かない」で発注すると
 ・どれだけ時間がかかるのか?
 ・確認して調整することが必要なのか?
受注側は見えません。
見えないモノには、安全度を高めた見積しかできません。

発注される場合には、A〜Fのどこで
依頼するのか決めて見積依頼されることをお勧めします。



それと..

マニュアルというと
社員をロボット化して作業効率を上げるというように
マイナス面のイメージが大きいのですが
それは間違いです。

変化の激しい時代には
現場の担当者が、変化に気がつきます。
その「気づき」を材料に
成果を生み出す仕事の仕組みをどんどん変える
それが必要です。

現場から離れたところで、現場を理解しないで
「こうやるべき!」と作成したマニュアルでは
役に立ちません。

役に立たないのは現場がすぐに分かります。
でも、上からの指示には反論できないので
「分かりました」と受け取って
使っているようなふりをするしかありません。

これだと、現場のみんなの「頭」を活かせません。

現場で考えて、仕事の仕組みを変えて、
結果を実感し、変化に対応していく
「PDCA」を現場でやる。

その基盤が、現場のみんなで作成したマニュアル!

みんな作成し、みんなで改善し続ける。
ボトムアップで改善していく土台として
マニュアルを考えてみることが必要です。
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